Transcribimos un acuerdo del ayuntamiento de San Clemente de 1775:
Para cumplir los escribanos deste número con lo acordado por esta villa en veinte uno del presente mes a efecto de que formalizen ynbentario de quantos papeles están a su cuidado, para cautelas en vida y en muerte su extravío o peligro a él, de que está tan sentida (por defecto deste remedio en lo pasado) la causa pública deuerán arreglarlo por el thenor y orden del siguiente formulario:
An de formarle en papel correspondiente para que puedan zerrarle con testimonio negativo de no tener otros que los que se comprehenderán en él.
Darán principio por los papeles de escribanos difuntos tomando orden por su antigüedad y concluirán con los que aian actuado ante sí, desde el ingreso a los oficios hasta el fin del año pasado de 1774, para que en esta forma pueda colocarse a continuación del ynbentario de cada uno anualmente y en el caso de que esta villa lo tenga por conducente acordar, otro testimonio de los que respectibamente aian actuado en dicho año, y por cuio medio se facilitará en su fallecimiento el encuentro de todos y la proporción de la custodia subcesiva
Omitirán en dicho ynbentario los negocios que por orden superior se traten como recatados o por su naturaleza no tengan estado para darse al público y reservarán su inclusión para el año en que están remobidos estos yncombenientes, así como también se incluirán en el que se termine los que al presente de hallen pendientes haciendo mención de ellos como tales para que tengan su correspondencia el año que se concluían
Por primer orden anotarán los rexistros de escrituras públicas de cada escribano difunto y suias, guardándola en la colocación de años expresando el número de los ynstrumentos públicos que en cada uno se hallan con distinción de los que son de propio otorgamiento y de los traslados al registro de otros escribanos en legitimidad de lo que se otorgan por virtud de ellos, expresarán las fojas de que se compone cada registro y si se hallan o no foliadas, cosido el quaderno con el testimonio que deve parar al final de cada uno.
Subcesivamente comprehenderán todos los prozesos así ziviles como criminales, executivos o de otra cualquiera naturaleza, anotando de quantas fojas se compone cada una, quiénes han sido partes en él y el asumpto o delito que se haia tratado y como quedan intitulados, alegajados y conzertados`por el orden del inventario en estantes zerrados y preseruados de extrauíos, en cuia forma será fácil a esta villa sauer en lo sucesiuo si se obserua el cumplimiento y verdad que dejan testimoniada.
Los escribanos del ayuntamiento deuerán poner pliego a parte de los asumptos conzernientes a él, que paran en sus escribanías, así actuados por los presentes, como por los que los han precedido, guardando el mismo orden y distinción que queda prevenido a los demás numerarios.
Fenecido en esta forma dicho ymbentario reseruarán copia por duplicada para el reguardo y govierno de sus oficios que siempre les conste lo que han testimoniado, zertificando al final del original hauerla sacado y entregando aquel en qualesquiera de las escribanías del ayuntamiento, para que por esta vía se le dé quenta del cumplimiento y acuerde la colocación de estos ynbentarios.
A este formulariose le encauezará con testimonio de lo acordado en esta materia para lexitimación de su formazión y progreso a su cumplimiento si se necesitasen los apremios siguiendo a continuazión las notificaziones para poder regularles el término y constituirles en rebeldía: sacando el escribano del ayuntamiento una copia de este formulario para que se coloque en el libro de acuerdos en su lugar propio y permitiendo a los numerarios saquen las piezas para arreglar los ynventarios.
Y en esta forma cumpliendo con dicho acuerdo y como sus comisarios para disponerle le firmamos en San Clemente y agosto de veinte y quatro de mil setecientos setenta y cinco años.
Francisco Xavier de Peralta Francisco Suárez y Sedeño
(AMSC. AYUNTAMIENTO, Leg. 42/1)
En virtud de este formulario se conservan varios inventarios de años posteriores, que nos sirven para conocer el orden de la documentación conservada. Así se nos conserva el inventario dado por Pedro Chumillas en 1780, referentes a José Agustín Durbán, escribano que renuncia, Francisco Torrecillas, escribano fallecido, y Francisco Antonio de Mendoza, escribano ausente.
Dicho Pedro Chumillas es escribano del número de San Clemente y en propiedad de la escribanía de comisiones de su partido, de las ciudades de Chinchilla y Villena y nueve villas del suyo y mayor de alcabalas y tercias reales (estas escribanías respondían al antiguo escribano de comisiones que acompañaba al gobernador del marquesado de Villena en los pleitos que le encargaba el Consejo de Castilla entender y la escribanía de rentas reales del marquesado de Villena.
Este escribano no mantiene la separación de papeles; a continuación de los registros de escrituras públicas, vienen los autos, mezclando los ejecutivos, civiles y criminales, aunque hay tendencia a una primera clasificación de autos civiles y ejecutivos mezclados (incluyendo denuncias) y los criminales aparte. También aparecen mezclados con los autos judiciales las reales provisiones de la Chancillería de Granada.
(AMSC. AYUNTAMIENTO. Leg. 42/2)
Por contra la ordenación de papeles era la regla en el oficio de Fernando Sánchez Rubio, según nos muestra el inventario de 1777, de sus papeles y de los dejados por su padre José. Hace la siguiente división de papeles, aunque los pleitos civiles nos aparecen como un cajón de sastre:
- Registro de escrituras públicas
- Particiones
- Criminales: heridas, maltratos, palabras injuriosas u ofensivas, amancebamientos, fraudes en siembra de tabaco de hoja, estupros, ahogado en un pozo, haber tenido quimera y desazón
- Civiles: Intrusión en tierras ajenas, herencia, posesión de vínculo, denuncia contra curtidor, ejecutivos, daños de gallinas en haciendas, trato esponsalicio, dación de cuentas, repartimientos de contribuciones reales, pago de arrendamiento, pertenencia de pozo, deserción de guardas españolas, mayordomo del pósito contra deudores, exención de sorteos, rapto de solteras, exención de llaves de cárcel, real provisión de Granada, denuncia sobre venta de vino, daños en sembrado.
En 1812, los papeles que el 12 de noviembre recibe Ventura José Catalán de su antecesor en el cargo Pedro José Risueño no guardan orden alguno más allá del cronológico.
- Almoneda del arriendo del molino del concejo
- Almoneda de derechos de borra
- Almoneda de almotacenía y correduría
- Almoneda de abasto de carnes
- Real Ordenanza de 27 de octubre de 1808 sobre reemplazo del ejército
- Expediente de quintas
- Expediente de declaración de prófugo
- Colección de Reales Decretos, instrucciones, órdenes impresas en 1803, para gobierno de los propios y arbitrios con la orden de remisión del intendente de Cuenca en 1804
- Expediente de reparto y distribución de pastos de los propios
- Cuaderno que comprende seis escrituras de ymposiciones para ventas de tierras que fueron del hospital del Divino Pastor contra los fondos de amortización cuyos réditos anúos de 1.164 reales y 30 maravedís se anotan pagados hasta el de 1808, debiéndose quatro pensiones en fin de diciembre del corriente las remitió el cura párroco al ayuntamiento y junta
- Cuaderno de veredas de la Junta de Armamento y Defensa del Partido
- Ejemplar de la constitución de1812
- Expediente para venta de las longueras de las dehesas de Alcahozo, Villar de Caballeros y del Reloj (4 noviembre de 1812)
- Libro para elección de oficios constitucionales
- Ordenanzas militares para el ayuntamiento
- Y por la mezcla de funciones de ayuntamiento y Junta de Armamento y Defensa, libros de veredas
